La page Clients regroupe les entreprises, professionnels et particuliers que vous facturez. Le bouton Nouveau client ouvre le formulaire de création ; un clic sur un client ouvre sa fiche détaillée.
Type de client
Le type de client détermine les informations demandées et les règles de TVA appliquées à ses factures :
- Personne morale : société, association, collectivité. C'est le type par défaut.
- Personne physique professionnelle : profession libérale, commerçant, artisan exerçant en nom propre.
- Particulier : personne physique agissant à titre privé. Un particulier n'a ni numéro de TVA ni SIREN, et aucun n'est demandé pour le facturer.
La fiche client
Chaque client porte les informations nécessaires à une facturation conforme :
- Nom et raison sociale ;
- Numéro de TVA intracommunautaire : requis pour facturer une entreprise. Son format est contrôlé dès l'enregistrement : un numéro mal formé (préfixe pays ou chiffres) est refusé ;
- SIREN : obligatoire pour les clients professionnels français (réforme de la facturation électronique), 9 chiffres ;
- Adresse complète ;
- coordonnées (e-mail, téléphone).
Les champs facultatifs peuvent être vidés à tout moment depuis Modifier le client.
Page détail d'un client
La fiche détaillée d'un client regroupe ses Coordonnées, son Adresse, ses Détails (type de client, raison sociale, SIREN, numéro de TVA) et ses Contacts. C'est aussi la page vers laquelle renvoie le lien Ouvrir le client lorsqu'une donnée manque au moment d'émettre une facture.
Validation VIES
Le bouton Vérifier (VIES) valide le numéro de TVA intracommunautaire auprès du registre européen et enregistre la date et le nom officiel retournés (« Validé le … via VIES »). Un numéro non enregistré est signalé avant qu'il ne bloque une émission de facture. Pour un numéro de TVA hors Union européenne, la vérification VIES ne s'applique pas.
Bon à savoir
Si une donnée obligatoire manque au moment d'émettre une facture (TVA, SIREN), Kema Invoice vous le signale et vous permet de compléter la fiche client. Votre agent IA peut aussi créer et mettre à jour des fiches clients via MCP, type de client compris.