La page Factures liste tous vos documents (factures, devis, provisions et avoirs) et permet de les créer, de les filtrer et de les suivre.
Types de documents
- Facture : le document légal, émis au format Factur-X.
- Devis : une proposition chiffrée, valable pendant une durée que vous choisissez. Il n'est jamais certifié ni payé : il s'envoie, puis s'accepte ou se refuse, et se convertit en facture une fois accepté.
- Provision (note de provision) : un acompte demandé au client, dû à réception. Une fois payée, elle se déduit d'une facture (voir Déduire une provision d'une facture).
- Avoir : généré par l'annulation d'une facture ou d'une provision émise. Il est définitif.
Chaque ligne de la liste porte un badge indiquant son type, et la fiche d'un document affiche son Type de document (ainsi que la date Valable jusqu'au pour un devis).
Cycle de vie d'une facture
- Brouillon : la facture se modifie sur place, depuis sa fiche : client, conditions de paiement et lignes. Un brouillon peut aussi être annulé ou supprimé.
- Créée : la facture est émise légalement. L'émission déclenche automatiquement la génération du document Factur-X (norme EN 16931) par Invopop, qui en contrôle la validité. Si ce contrôle échoue (par exemple numéro de TVA invalide), la facture revient en Brouillon avec le détail de l'erreur : aucun document non conforme n'est émis.
- Payée : le paiement est enregistré, avec sa date.
- En retard : l'échéance est dépassée sans paiement.
- Annulée : l'annulation d'une facture émise génère automatiquement un avoir (numéroté AV-AAAA-NNN), produit au format Factur-X comme la facture d'origine, immuable, avec la mention de récupération de TVA obligatoire.
Immutabilité et rectification
Une facture émise ne peut plus être modifiée : c'est une exigence légale. Pour corriger une facture émise ou payée, cliquez sur Rectifier la facture depuis sa fiche : une page dédiée s'ouvre avec la facture rectificative pré-remplie, que vous ajustez puis validez avec Créer la facture rectificative. Elle remplace l'originale, avec le lien de traçabilité entre les deux. Seules les factures se rectifient : ni les devis, ni les provisions, ni les avoirs, ni les factures importées.
Créer un document
- Manuellement : Nouvelle facture ouvre une fenêtre de création, sans quitter la page. Choisissez le client et la devise, ajoutez vos lignes (description, quantité, prix unitaire) : la TVA est calculée automatiquement selon votre régime et le profil du client (autoliquidation UE, export, franchise en base…). Le document est créé en brouillon.
- Devis et provisions : les boutons Nouveau devis et Nouvelle provision, en haut de la liste, ouvrent la même fenêtre. Un devis porte une Durée de validité en jours (30 par défaut) ; une provision est due à réception.
- Par import PDF : avec Importer un PDF, l'IA lit une facture existante et pré-remplit le formulaire d'un nouveau brouillon, numéroté par Kema Invoice. Relisez et corrigez avant d'enregistrer. PDF uniquement, 10 Mo maximum.
- Facture déjà émise ailleurs : Importer une facture déjà émise enregistre une facture émise hors de Kema Invoice, pour la suivre avec les autres. Elle garde son propre numéro ; vous renseignez le client, les dates, la devise, les montants (HT, TVA, TTC), son statut (cochez Cette facture a été payée si elle l'est) et joignez son PDF d'origine (10 Mo maximum). C'est un document d'historique : il ne s'émet pas, ne s'annule pas et ne se rectifie pas depuis Kema Invoice, et son PDF reste celui que vous avez déposé. Une facture importée encore impayée peut être marquée payée.
- Par votre agent IA : via le connecteur MCP, en langage naturel. Voir Connecter votre agent (MCP).
Pendant l'essai gratuit, vous pouvez créer 10 factures au plus, factures importées comprises ; les devis, les notes de provision, les avoirs et les factures supprimées ne comptent pas. Au-delà, la création d'une facture, depuis l'interface comme par votre agent, est refusée avec le message « L'essai gratuit permet 10 factures et ce compte les a toutes utilisées. Passez au plan payant pour en créer d'autres. » Voir Paramètres → Facturation.
Actions selon le type de document
La fiche d'un document ne propose que les actions qui s'appliquent à son type et à son statut.
Document | Actions |
Facture | Créer la facture (émission et Factur-X), Marquer comme payée, Annuler la facture (avoir), Rectifier la facture |
Devis | Envoyer le devis, puis Accepté ou Refusé ; une fois accepté, Convertir en facture crée un brouillon de facture. Un devis n'est jamais certifié ni payé. |
Provision | Créer la provision (émission certifiée), Marquer comme payée (elle devient déductible d'une facture), annulation par avoir tant qu'elle n'est pas payée |
Avoir | Aucune : il est définitif, seul son PDF se télécharge |
Facture importée | Marquer comme payée et téléchargement du PDF d'origine |
Envoyer un devis change son statut : Kema Invoice n'expédie pas le devis lui-même, vous le transmettez à votre client.
Déduire une provision
Sur la fiche d'une facture en brouillon, Déduire une provision déduit du total les provisions payées par le même client. La fiche et le PDF affichent alors le total TTC, les provisions déduites et le reste à payer. Le détail est dans Déduire une provision d'une facture.
Mentions et conformité
Pour les clients professionnels français, le numéro de TVA intracommunautaire et le SIREN du client sont requis avant émission (réforme de la facturation électronique). Les mentions obligatoires (numérotation séquentielle, dates, identités, détail HT / TVA / TTC) sont vérifiées à chaque émission.
Transmission de vos factures
Kema Invoice n'envoie pas vos factures par e-mail ni par un autre canal. L'émission produit un document Factur-X (PDF/A-3 contenant les données structurées XML CII, norme EN 16931), téléchargeable depuis la fiche de la facture : vous le transmettez vous-même à votre client, par e-mail ou par le canal de votre choix.
Réforme de la facturation électronique
- Émission : l'obligation d'émettre les factures entre entreprises par une plateforme agréée s'applique aux PME et aux micro-entreprises à compter du 1er septembre 2027 (sous réserve d'un report par décret). Les grandes entreprises et les ETI y sont soumises depuis le 1er septembre 2026.
- Transmission par plateforme agréée : avant l'échéance du 1er septembre 2027, Kema Invoice proposera la transmission de vos factures par la plateforme agréée Invopop. Elle portera sur l'émission uniquement.
- Réception : Kema Invoice ne reçoit pas les factures de vos fournisseurs. Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit pouvoir recevoir ses factures par une plateforme agréée de son choix, souvent proposée par sa banque ou son expert-comptable.
- E-reporting : la transmission à l'administration des données de vos ventes à des particuliers ou à l'international n'est pas prise en charge.
Retrouver un document
- Recherche : le champ de recherche de la barre supérieure (raccourci ⌘K) cherche par numéro ou nom de client.
- Type : les pastilles Tous, Factures, Provisions, Devis et Avoirs filtrent la liste par type de document.
- Statut : filtrez ensuite par statut (Toutes, Créée, Payée, En retard). Pour les devis, les statuts proposés sont Créée, Acceptée et Refusée.
- Source : chaque ligne indique si la facture a été créée par un agent (MCP) ou à la main (Manuel).
Devises et documents
Devises supportées : EUR, USD, GBP, CHF. Le PDF de chaque facture émise est téléchargeable depuis sa fiche ; son apparence (logo, couleurs, police, mise en page) se personnalise dans Paramètres.